Riktlinjer för uthyrnings- och fördelningsprinciper

Ansökningstider för sporthallar, idrottsanläggningar och fotbollsplaner

• 1 februari: Träningstider utomhusanläggningar
• 1 april: Tider för skolornas anläggningsbehov ska lämnas in
• 1 maj: Träningstider inomhusanläggningar
• 15 oktober: Träningstider konstgräsplaner för perioden november-december och januari-april
• 15 december: Träningsmatcher fotboll seniorer

Arbetsprocess för säsongsbokningar

1. Bokningscentralen informerar registrerade föreningar om hur kommande säsong kommer att se ut tillsammans med övrig information som är relevant för föreningen att känna till. I utskick bifogas information om ansökningsprocess och fördelningsprinciper.
2. Vi hämtar information om föreningarnas tävlingsverksamhet från respektive specialidrottsförbund.
3. Registrerad förening lämnar in sin ansökan om önskade träningstider till oss enligt instruktion.
4. Utifrån fördelningsprinciperna gör vi en bedömning av föreningens ansökan. Vi bedömer önskad träningstid och antalet lag samt för individuella idrotter träningsgruppernas storlek.
5. I bedömningen väger vi in föreningens nyttjande av bokade tider utifrån tidigare interna kontroller och avbokningar. Vi väger även in hur föreningen har skött sin ekonomi och följt de ordningsregler som finns, samt hur väl verkligheten har stämt överens med det antal personer som föreningen har ansökt för med sina träningsgrupper/lag.
6. Föreningar som inte har registrerat senaste årsmöteshand-lingar i tid blir inte tilldelade några tider i kommande schemaläggningar fram till dess att handlingar är inlämnade.
7. Föreningarnas önskemål anpassar vi till våra anläggningar utifrån de resurser som idrotten kräver.
8. Vi skapar därefter ett säsongsschema. Vid behov har vi dialoger med föreningar angående tilldelade träningstider.
9. Fastställda träningstider tilldelas via bokningssystemet och bekräftelse skickas via systemet.

Allmänna uthyrningsprinciper

Vid fördelning av tider samt uthyrning av idrottshallar, ishallar och övriga id-rottsanläggningar inom kultur- och fritidsförvaltningens ansvarsområde, gäller följande:

• RF-anslutna idrottsföreningar har företräde.
• Säsongsbokningar går före kortare bokningar.
• Verksamheter som har krav på fullstora hallar har företräde, före annan verksamhet.
• Utrustningen i idrottshallar och övriga idrottsanläggningar, styr verksamhetens lokalisering.
• Föreningens geografiska läge och upptagningsområde skall beaktas.
• Hänsyn skall tas till återkommande arrangemang, tävlingar och cuper.
• Ungdomsmatcher, klubbmästerskap, interna cuper och tävlingar eller motsvarande, skall i huvudsak genomföras inom ramen för föreningens tilldelade träningstid eller förläggas till helger.
• Arrangemang, tävling och matcher kan bryta träningstid på helger och kan även vid särskilda tillfällen bryta träningstider på vardagskvällar. Arrangemang som ligger inom ramen för ”Ett växande attraktivt Kalmar” och där Destination Kalmar deltar i arbetet med arrangemanget, kan bryta träning och matcher.
• Ansökan om arrangemang ska ha inkommit till Bokningscentralen senast 60 dagar innan genomförande.
• Kalmar Sportcenter A-hall, SBB Arena A-hall, ishall Hatstore Arena, Guldfågeln Arena, Gastens konstgräsplan samt övriga fotbollsanläggningars A-planer, ska i första hand användas till elit- och seniorverksamhet.
• I Kalmar Sportcenter D- och E-hall är det tillåtet med klister för handboll.
• Brännarhallen ska i första hand användas till barn- och ungdomsverksamhet. I första hand fördelas tider till barn- och ungdomar, 9–12 år.
• På Bergaviks, Lindsdals, Ljungbyholms, Södra Utmarkens, Läckebys och Smedbys konstgräsplaner, är utgångspunkten för tidfördelning:
  - 50 procent ungdomsträning och 50 procent seniorträning, under perioden 1 november – 31 mars. Med ungdomsträning, avses tider för lag och ungdomar 13–20 år.
• Föreningens eventuella obetalda skulder till kommunen skall beaktas. Här följs de regler som fastställs av Kultur- och fritidsnämnden i det styrande dokumentet ”Kravrutin”.
• Vid fördelning av tider till elitklassade lag skall tidfördelningen göras, så att denna inte omöjliggör annan verksamhet.
• Vid större arrangemang och tävlingar skall bokningar göras i rimlig omfattning och med god framförhållning, så att dessa inte innebär att ordinarie föreningsverksamhet störs i orimlig omfattning.
• När det gäller fördelningen av tider för barn- och ungdoms-verksamhet, kommer olika faktorer att beaktas, såsom: antal träningsgrupper och serielag som slutförde föregående sä-song samt en bedömning av föreningens verksamhet näst-kommande år/säsong. Individuella idrotters anläggningsbehov skall också beaktas.
• Skolor har företräde i idrottsanläggningarna måndag-fredag klockan 07.30-16.30 under skolårets läsdagar. Läsårsbokningar för skolor går före kortare bokningar. Läsårsbokningar för skolor sker mellan vecka 34 - vecka 24 året efter. Läsårsbokningar gäller inte under grund- och gymnasieskolans lov och studiedagar.
• Matchbokningar i idrottshallar har företräde mellan klockan 11.00- 20.00 på helgerna. Bokar man en träningstid som normalt sett är en matchtid så kan man således få sin träning avbokad om tiden behövs för att boka in en match/tävling.
• Föreningar som varit på/i en och samma idrottsanläggning i många år och där anläggningen har ett historiskt stort värde för föreningen eller har en stor identitetsfyllande funktion, ska i möjligaste mån ha företräde till denna anläggning i förhållande till nyare föreningar. Speciellt gäller detta om föreningen har barn- och ungdomsverksamhet.

Grundläggande principer och prioriteringsordning mellan skolnivåer – vid fördelning av tider för skolor på idrottsanläggningar som kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar över.

Grundläggande principer för skolbokningar:

1. Finns hyresavtal eller andra nyttjanderättsavtal med specifika skolverksamheter har dessa företräde i alla lägen.
2. Föregående års bokningar ligger som huvudprincip till grund för nästkommande års bokningar. Detta gäller såväl antal timmar som i vilka specifika anläggningar.
3. Läsårsbokningar har företräde framför enstaka bokningar eller kortare periodbokningar.
4. Hänsyn tas till avstånd mellan skolorna och idrottsanläggningarna samt skolornas behov av utrustning i idrottsanläggningen.

Ovanstående principer tillämpas i nämnd ordning.

Ökar en skolas volymbehov av tider från ett år till ett annat, finns det ingen garanti att utökade tider kan erbjudas i samma anläggningar.

Övergripande prioriteringsordning och kategorisering mellan olika skolnivåer till idrottsanläggningar som kultur- och fritidsförvaltningen hanterar:

1. Skolor, årskurs 7 - 9 och gymnasium
2. Högskolor/universitet
3. Skolor, förskolan – årskurs 6
4. Övrig skol- eller utbildningsverksamhet

Tillämpningen sker på så sätt att när kategori 1 fått sina behov uppfyllda, går vi vidare till nästa kategoris behov inför kommande läsår.

Finns det endast behov av strötimmar, och inte längre perioder av bokningar eller termin- eller läsårsbokningar, då läggs dessa behov/önskemål allra sist.

Den grundläggande prioriteringsordning bygger på att skolans behov av stora sporthallar och specifika idrottsanläggningar startar från årskurs 7. Lägre årskurser hänvisas i första hand till mindre gymnastiksalar.

Fördelning av tider lämnas senast 30 april till skolorna. Skolorna har sedan på sig till 31 maj att antingen acceptera eller avboka fördelade tider.

Uppsägning av läsårsbokningar kan ske enligt nedan:

• För höstterminen – senast 31 maj
• För vårterminen – senast 30 september
• För enstaka skolbokningar och kortare periodbokningar gäller uppsägning 5 dagar innan varje bokning.

Prioriteringsordning – vid fördelning av tider för träning, arrangemang, tävling och match

• Prioritet 1 SM-tävlingar och internationella tävlingar arrangerade av RF-ansluten förening/förbund för seniorer/vuxna samt arrangemang som ligger inom ramen för kommunens övergripande mål inom ”Ett växande attraktivt Kalmar” och där Destination Kalmar deltar i arbetet med arrangemanget. Detsamma gäller kultur- och fritidsförvaltningens egna större arrangemang.
• Prioritet 2 SM-tävlingar och internationella tävlingar eller matcher, arrangerade av RF-ansluten förening/förbund för barn och ungdomar 7–20 år eller för personer med funktionsnedsättning.
• Prioritet 3 Match eller tävling för RF-ansluten förening riktad till barn och ungdomar eller för personer med funktionsnedsättning, som ingår i någon form av seriesystem.
• Prioritet 4 Träning för RF-ansluten förening, riktad till barn- och ungdomar upp till 20 år eller för personer med funktionsnedsättning.
• Prioritet 5 Match eller tävling för RF-ansluten förening riktad till elitverksamhet för seniorer.
• Prioritet 6 Träning för RF-ansluten förening som bedriver elitverksamhet på seniornivå. Till elitverksamhet räknas lag i av kommunen fastställd elitnivå.
• Prioritet 7 Match eller tävling för RF-ansluten förening riktad till seniorer/vuxna som ingår i någon form av seriesystem, lägst på distriktsnivå.
• Prioritet 8 Träning för RF-ansluten förening riktad till seniorer/vuxna, som ingår i någon form av seriesystem, lägst på distriktsnivå.
• Prioritet 9 Uppvisningar genomförd av RF-ansluten förening.
• Prioritet 10 Träning för RF-ansluten förening riktad till motionsutövare.
• Prioritet 11 Träning för RF-ansluten förening, som vid ansökan om inomhustider inte har sin ordinarie/naturliga verksamhet inomhus, och vid ansökan om utomhustider inte har sin ordinarie/naturliga verksamhet utomhus.
• Prioritet 12 Övriga arrangemang genomförd av RF-ansluten förening, inklusive förbundsarrangemang.
• Prioritet 13 Träning för föreningar som inte har idrott som sin ordinarie verksamhet.
• Prioritet 14 Träning för företag/privatpersoner.
• Prioritet 15 Träning och matcher för utomkommunal verksamhet eller övrig verksamhet.

Förvaltningens egna verksamheter så som fritidsgårdsverksamhet och kulturskolans verksamhet hanteras utanför ovan nämnda prioriteringsordning och erbjuds tider beroende på hur prioriterad verksamheten bedöms vara.

Elitklassning och elitverksamhet

Som grundprincip avses elitverksamhet i detta avsnitt som verksamhet för seniorer/vuxna.

Kalmar kommun definierar elitidrott enligt nedan:

• För lagidrotter definieras elitidrott på seniornivå som:
  - Spel i högsta eller näst högsta serienivån i Sverige. Finns det bara tre eller färre serienivåer i den specifika idrotten, är det endast den högsta serienivån som räknas som elitidrott.
• För individuella idrottsutövare definieras elitidrott på seniornivå som:
  - Att idrottsutövare är aktuella eller potentiella landslagsidrottare på seniornivå och tävlar på minst nationell högsta nivå.

Klassificering inom fotbollen

Kalmar kommun följer överenskommelsen mellan Smålands Fotbollsförbund och Kommunförbunden i F-, G- och H-län i Småland, när det gäller hur olika divisioner ska klassificeras i förhållande till varandra vid tilldelning av match- och träningstider.

Förtydligande av tidfördelning på konstgräsplaner i Kalmar Kommun för perioden november-april:

• På Bergaviks, Lindsdals, Ljungbyholms, Läckebys, Södra Utmarkens och Smedbys konstgräsplaner, är utgångspunkten för tidfördelning:
  - 50 procent ungdomsträning och 50 procent seniorträning, under perioden 1 november – 31 mars.
  - Med ungdomsträning, avses tider för lag och ungdomar 13–20 år. Ungdomar 9 –12 år tilldelas tider i Brännarhallen (konstgräs inomhus).
  - Ungdomar 8 år och yngre tilldelas tider i sporthallar i mån av tid och plats.
• På ovanstående nämnda planer sker tidfördelning enligt följande:
  - Ungdomar klockan 17.00-19.30 vardagar
  - Seniorer klockan 19.30-22.00 vardagar
  - Ungdomar klockan 09.00-12.00 lördagar
  - Ungdomar klockan 09.00-12.00 samt klockan 18.00-20.00 söndagar
  - Matchtider klockan 12.00-18.00 lördagar och söndagar
• På helgerna är det matchtider klockan 12.00-18.00. För bokning av träningsmatcher gäller 2-timmarsbokning. Undantag kan ske om det är träningsmatcher på elitnivå.
• För den första tiden på vardagarna för seniorverksamhet, klockan 19.30 – 20.45, prioriteras delad plan mellan två föreningar/verksamheter. Senare tiden, klockan 20.45 – 22.00 prioriteras helplansbokningar, om möjligt.
• Gastens konstgräsplan, ska i första hand användas till seniorverksamhet. Ungdomar kan boka tider på Gasten konstgräsplan när säsongsschemat och träningsmatcherna är inbokade.
• Efter att säsongsschemat är fastställt och inbokat i vårt bokningssystem kan man söka ytterligare träningstider på helgerna. Bokar man en träningstid som normalt sett är en match-tid så kan man således få sin träning avbokad om vi behöver tiden för att boka in en träningsmatch/cupmatch.
• Bokning av träningsmatcher sker i första hand på ledig tid eller på föreningens egna, redan tilldelade tider.

OBS: Från överenskommelsen enligt ovan görs ett undantag och det är att elitlag inom fotboll med tydlig integrerad elitverksamhet mellan A-trupp och ungdomstrupper ner till 16 år, bedöms som en trupp och klassificeras utifrån A-lagets serietillhörighet och betraktas som seniorverksamhet, i samband med tidfördelning av träningstider på Gastens konstgräsplan under perioden november – mars.

Övrigt

Allmänhetens åkning

Under issäsong, när båda ishallarna är i drift, ska minst 8 timmar per vecka kunna erbjudas allmänheten. Under skollov, ska minst 20 timmar per vecka kunna erbjudas allmänheten. Tider ska kunna erbjudas både dag, kväll och helger. Allmänhetens åkning ska planeras i både ishall B och Hatstore Arena.

Målsättning - fördelning av inomhus- och utomhustider Barn och ungdomar 7 - 20 år:

• För barn och ungdomar fördelas tider mellan klockan 17.00 - 20.00 på vardagar 5 – 6 år är berättigade till 1 träningstillfälle per vecka
• 7 - 12 år är berättigade till 2 träningstillfällen per vecka
• 13 - 20 år är berättigade till 3 träningstillfällen per vecka

För att tillgodose detta mål kan olika anläggningar behöva erbjudas.

Verksamheter för personer med funktionsvariation och paraidrott:

För verksamheter för personer med funktionsnedsättning sker fördelning av tider med hänsyn till verksamhetens förutsättningar i dialog med Kultur- och fritidsförvaltningen.

Fördelningsprinciperna gäller i följande anläggningar

• Bergaviksskolans gymnastiksal
• Djurängsskolans gymnastiksal
• Falkenberg Sporthall
• Flyget gymnastiksal
• Funkaboskolan gymnastiksal
• Gröndalshallen
• Hagby Sporthall
• Ishallarna
• Kalmar Sportcenter
• Kalmarsundsskolan Sporthall
• Lindsdal Sporthall
• Lindöskolan gymnastiksal
• Ljungbyholm Sporthall
• Oxhagsskolan gymnastiksal
• Påryd Sporthall
• Rinkabyholm Sporthall
• Rockneby Sporthall
• SBB Arenahall
• SBB Friidrotthall
• Smedby Sporthall
• Spelefanten B-hall
• Spelefanten Squashhall
• Stagneliusskolan gymnastiksal
• Trekantens Sporthall
• Volvohallen Innebandyhall
• Brännarhallen
• Bergavik Idrottsplats
• Fredriksskans Idrottsplats
• Gasten Idrottsplats
• Grusplan i Lindsdal
• Gröndal Idrottsplats
• Guldfågeln Arena
• Hossmo Idrottsplats (Rinkabyvallen)
• Lindsdal Idrottsplats (Fjölebro IP)
• Ljungbyholm konstgräsplan
• Läckeby konstgräsplan
• Skyttis Idrottsplats
• Smedby konstgräsplan
• Södra Utmarken Idrottsplats

Vid tidfördelning på uttalade matchplaner, oftast benämnda A-planer, tas hänsyn till planernas kvalitét och maximala beläggning, för att kunna erbjuda bra planer utifrån de match- och tävlingskrav som ställs.